В программу необходимо занести всех ваших сотрудников, тех кто будет работать с системой и тех, кто оказывает услуги, не имея при этом доступ в программу.
Для этого открываем раздел “Персонал” – “Сотрудники”.
Разберем создание сотрудников на примере: руководителя.
Нажимаем кнопку Создать, открывается карточка сотрудника.
Заполняем ФИО, по желанию указать дату рождения, в поле доверенность, при наличии можно указать номер доверенности сотрудника. В дальнейшем она может автоматически проставляется в договор оказания услуг, заключаемый с клиентом если он предполагает соответствующую формулировку. Далее заполняем контактную информацию.
Акцентируем ваше внимание на том, что каждый сотрудник должен работать в программе под своей учетной записью со своим логином и паролем. В спорных ситуациях выяснить кто из сотрудников внёс изменения или допустил ошибку, будет сложно. Также сотрудники могут иметь совершенно разный набор прав в программе.
Ниже находится поля роль и должность. Очень важно их различать. В поле должность вы прописываете по факту занимаемую сотрудникам должность так, как прописано в ТК или договоре (администратор, директор по развитию, преподаватель по йоге и т.д.) Справочник должностей изначально пуст, поэтому первоначально должность необходимо создать, кликнув рядом на + при последующем создание сотрудников ее можно будет уже выбирать, а роли созданы в программе заранее и именно ролью определяется набор прав сотрудников в системе, поэтому должность может быть у одного сотрудника преподаватель по йоге у другого тренер по танцам, а роль у них будет одинаковая- тренер.
В данном примере выбираем роль-директор.
Самыми полными правами в системе, обладают администратор базы данных и директор. Сотрудники могут выступать и в роли ваших же клиентов. Например: посещать занятия или покупать товары, то создать сотрудников, как клиент. Для этого в поле как клиент нажимаем создать и дублируем информацию о сотруднике в карточку клиента, если у сотрудника уже создана анкета клиента, то в списке клиентов можно ее найти и выбрать.
В правой части карточки сотрудника можно добавить фотографию. Кликаем правой кнопкой мыши (Вставить). Далее в разделе место работы автоматически проставляется структурная единица, если их несколько, то можно, как сменить ее на другую, так и добавить несколько. Если сотруднику необходимо работать с кассой, то мы добавляем кассу.
Теперь необходимо предоставить доступ в программу. Для этого нужно сохранить, что мы заполнили ранее.
Теперь в правом верхнем углу включаем доступ к системе это необходимо только для тех сотрудников, которые будут напрямую работать в программе. После предоставления доступа появилась вкладка свойства пользователя информационной базы.
Далее заполняем логин и устанавливаем пароль, рядом подтверждаем пароль. Эти данные и будут для входа в программу, если сотрудник забудет свой пароль напомнить его вы не сможете. Пользователь с полными правами сможет зайти и установить ему новый пароль.
В случае увольнения сотрудника, необходимо зайти в его карточку, отключить доступ к системе и приложениям после чего пометить сотрудника на удаление. Удалить совсем сотрудника нельзя, так как он фигурирует в документах и отчетах за прошлые периоды, а также по нему сохраняется вся история его действий. После удаления, вы можете переместить сотрудников в отдельную группу.
Внимание! Ни в коем случае не переименовывайте уволившегося сотрудника на нового. Это некорректно и может повлечь путаницу с отчетами или истории изменений в программе.